Chuyển đổi số không chỉ là đưa giấy tờ lên máy tính

📚 Chuyên đề «Chuyển đổi số» · Kỳ 2

Chuyển đổi số không đơn thuần là chuyển hồ sơ giấy sang dạng điện tử. Đây là quá trình thay đổi phương thức quản lý, xử lý công việc và cung cấp dịch vụ dựa trên công nghệ và dữ liệu, hướng đến nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp và phục vụ người dân.

Ảnh minh họa

Trong quá trình ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý và sản xuất, kinh doanh, việc chuyển hồ sơ, tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử là một bước quan trọng. Tuy nhiên, chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc đưa giấy tờ lên máy tính.

Việc chuyển tài liệu giấy thành tài liệu điện tử có thể giúp thuận tiện hơn trong lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin. Đây là một phần của quá trình số hóa. Trong khi đó, chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn, liên quan đến việc thay đổi phương thức tổ chức, quản lý và thực hiện công việc dựa trên công nghệ và dữ liệu.

Chẳng hạn, thay vì chỉ chuyển một biểu mẫu giấy thành một tệp điện tử, cơ quan có thể xây dựng quy trình xử lý trên môi trường số, trong đó việc tiếp nhận, phân công, xử lý, theo dõi tiến độ và lưu trữ thông tin được thực hiện theo một quy trình thống nhất. Khi đó, dữ liệu được tạo lập trong quá trình xử lý có thể tiếp tục được sử dụng cho những công việc phù hợp khác.

Đối với doanh nghiệp, chuyển đổi số cũng không chỉ là lưu các hồ sơ sản xuất, kinh doanh trên máy tính. Doanh nghiệp có thể từng bước thay đổi cách quản lý đơn hàng, sản xuất, kho, chất lượng và quan hệ với khách hàng trên cơ sở khai thác dữ liệu, qua đó hỗ trợ quá trình quản lý và ra quyết định.

Như vậy, đưa giấy tờ lên máy tính là một bước trong quá trình số hóa, còn chuyển đổi số hướng đến thay đổi cách thức hoạt động. Điều quan trọng không phải là sử dụng thật nhiều công nghệ, mà là xác định đúng vấn đề cần giải quyết, lựa chọn phương thức phù hợp và khai thác hiệu quả dữ liệu.

Chuyển đổi số vì vậy cần bắt đầu từ nhu cầu thực tế và cải tiến quy trình, thay vì chỉ tập trung vào việc thay thế giấy tờ bằng các tệp điện tử.

Tác giả: PHẠM ANH DŨNG – PHÒNG CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP