Những hiểu lầm thường gặp về chuyển đổi số và cách nhìn nhận đúng

📚 Chuyên đề «Chuyển đổi số» · Kỳ 5

Chuyển đổi số ngày càng được quan tâm trong hoạt động quản lý, điều hành và sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, một số cách hiểu chưa đầy đủ có thể khiến quá trình triển khai chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Nhận diện những hiểu lầm thường gặp là bước cần thiết để tiếp cận chuyển đổi số đúng hướng.

Ảnh minh họa

Chuyển đổi số không chỉ là việc ứng dụng công nghệ vào công việc mà còn gắn với sự thay đổi phương thức hoạt động, quy trình xử lý và cách khai thác dữ liệu. Để thực hiện hiệu quả, cơ quan, doanh nghiệp và mỗi cá nhân cần hiểu đúng bản chất, mục tiêu và cách thức triển khai. Trên thực tế, một số quan niệm chưa đầy đủ có thể dẫn đến việc lựa chọn giải pháp chưa phù hợp hoặc chưa phát huy hết giá trị của công nghệ.

Hiểu lầm thứ nhất: Chuyển đổi số chỉ là đưa giấy tờ lên máy tính

Số hóa tài liệu là một bước trong quá trình chuyển đổi số, nhưng không đồng nghĩa với chuyển đổi số toàn diện. Việc quét hồ sơ giấy thành tệp điện tử có thể giúp thuận tiện hơn trong lưu trữ và tìm kiếm. Tuy nhiên, nếu quy trình xử lý công việc vẫn giữ nguyên, dữ liệu chưa được tổ chức và khai thác hiệu quả thì những lợi ích đạt được vẫn còn hạn chế.

Chuyển đổi số cần hướng đến việc cải tiến quy trình, tăng khả năng kết nối thông tin và nâng cao hiệu quả xử lý công việc trên môi trường số.

Hiểu lầm thứ hai: Chuyển đổi số là nhiệm vụ riêng của bộ phận công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành các hệ thống số. Tuy nhiên, chuyển đổi số liên quan đến nhiều bộ phận và từng cá nhân trong tổ chức.

Mỗi bộ phận cần xác định những vấn đề trong công việc có thể được cải thiện bằng công nghệ và dữ liệu. Mỗi cán bộ, viên chức và người lao động cũng cần chủ động tiếp cận phương thức làm việc mới, sử dụng công cụ phù hợp và phối hợp trong quá trình thực hiện. Sự tham gia đồng bộ sẽ giúp các giải pháp số gắn sát hơn với nhu cầu thực tế.

Hiểu lầm thứ ba: Muốn chuyển đổi số phải đầu tư nhiều tiền cho công nghệ

Đầu tư công nghệ có thể cần thiết, nhưng không phải cứ sử dụng nhiều phần mềm hoặc thiết bị hiện đại là sẽ chuyển đổi số thành công. Nếu chưa xác định rõ vấn đề cần giải quyết, việc đầu tư có thể gây lãng phí hoặc tạo thêm những khâu xử lý phức tạp.

Cơ quan và doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc đánh giá hiện trạng, xác định những công việc cần ưu tiên, sau đó lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và nguồn lực. Cách tiếp cận từng bước giúp kiểm soát chi phí và đánh giá rõ hiệu quả của từng giải pháp.

Hiểu lầm thứ tư: Chỉ cần sử dụng phần mềm là đã hoàn thành chuyển đổi số

Phần mềm là công cụ hỗ trợ, không phải mục tiêu cuối cùng. Một hệ thống chỉ thực sự phát huy giá trị khi được sử dụng đúng mục đích, có dữ liệu phù hợp và gắn với quy trình làm việc rõ ràng.

Chẳng hạn, việc đưa biểu mẫu lên môi trường điện tử sẽ chưa tạo ra nhiều thay đổi nếu người sử dụng vẫn phải nhập lại cùng một thông tin ở nhiều nơi hoặc tiếp tục thực hiện phần lớn quy trình bằng phương thức thủ công. Vì vậy, bên cạnh ứng dụng công nghệ, cần xem xét khả năng liên thông dữ liệu, phân công trách nhiệm và cải tiến quy trình.

Hiểu lầm thứ năm: Chuyển đổi số có thể mang lại hiệu quả ngay lập tức

Chuyển đổi số là quá trình cần có sự chuẩn bị, triển khai, đánh giá và điều chỉnh. Trong giai đoạn đầu, tổ chức có thể phải dành thời gian chuẩn hóa dữ liệu, hướng dẫn người sử dụng và hoàn thiện quy trình.

Hiệu quả cần được đánh giá dựa trên những thay đổi thực tế như thời gian xử lý công việc, chất lượng dữ liệu, khả năng phối hợp và mức độ thuận tiện trong sử dụng dịch vụ. Việc theo dõi thường xuyên giúp nhận diện hạn chế và điều chỉnh giải pháp phù hợp hơn.

Hiểu lầm thứ sáu: Dữ liệu số chỉ cần lưu trữ, không nhất thiết phải cập nhật thường xuyên

Dữ liệu chỉ có giá trị khi được quản lý, cập nhật và sử dụng phù hợp. Thông tin sai lệch, trùng lặp hoặc lỗi thời có thể ảnh hưởng đến kết quả tổng hợp, phân tích và quyết định quản lý.

Do đó, cơ quan và doanh nghiệp cần quan tâm đến chất lượng dữ liệu ngay từ khâu tạo lập, xác định trách nhiệm cập nhật và bảo đảm việc khai thác dữ liệu tuân thủ quy định về quyền truy cập, bảo mật và bảo vệ thông tin.

Nhận diện những hiểu lầm trên giúp mỗi tổ chức có cách tiếp cận thực tế hơn đối với chuyển đổi số. Thay vì chạy theo công nghệ hoặc chỉ tập trung vào việc số hóa tài liệu, cần bắt đầu từ nhu cầu công việc, cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng dữ liệu và phát huy sự tham gia của con người.

Chuyển đổi số hiệu quả bắt đầu từ nhận thức đúng và những thay đổi thiết thực trong công việc hằng ngày. Đây là cơ sở để cơ quan, doanh nghiệp từng bước khai thác công nghệ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong môi trường số.

Tác giả: PHẠM ANH DŨNG – PHÒNG CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP